En este módulo vamos a encontrar todos los cheques que registramos en el sistema: los de terceros que recibimos y los propios que entregamos para pagar, físicos o e-cheq.

Antes de empezar:

  • Cheque de terceros: el que te da un cliente. Es plata que vas a cobrar.
  • Cheque propio: el que firmás vos, de tu cuenta bancaria, para pagar.
  • Fecha de pago (cheque diferido): desde ese día se puede depositar o cobrar; antes no.
  • Vence (cheques de terceros): el sistema lo calcula como la fecha de pago más 30 días.

Por ejemplo, un corralón recibe un cheque a 30 días, lo carga al cobrar la venta, el sistema le avisa el día que lo puede depositar y, cuando el banco lo acredita, la plata aparece en su cuenta.

¿Dónde se encuentra ubicado la opción de «Cheque»? En el Módulo de Administración, dentro de Mis cuentas, podemos encontrar el módulo de «Cheque». Lo ven los usuarios Dueño total, Empleado acceso total y Otros acceso total. ¿Qué puedo hacer en el módulo de «Cheque»? En el presente módulo podemos ver todos los cheques con las columnas Fecha de pago, Emisor (debajo, el formato, el origen y el número), Vence, Estado, Banco, Importe y Observaciones. Con «Columnas» elegís cuáles ver. Tocando un cheque se abre su detalle, con el comprobante que lo registró, de quién lo recibiste o a quién lo entregaste, y un Historial con cada cambio de estado, su fecha y el usuario. ¿Podemos cambiar el estado del Cheque registrado? Sí. Cada cheque pasa por estos estados: A cobrar, Vencido (pasó la fecha Vence), Depositado, Cobrado, Entregado, Pagado (cheque propio ya debitado), Rechazado, Devuelto, Anulado y Eliminado (se anuló el comprobante que lo registró). ¿Cómo puedo cambiar de estados mis Cheques?

Desde el menú ⋮ de cada cheque aparecen solo las acciones que corresponden a su estado:

  • De terceros, A cobrar: Depositar, Cobrar en efectivo o Devolver (dice «Devolver al cliente» o «Devolver al proveedor», según quién te lo dio).
  • De terceros, Vencido: Devolver (al cliente o al proveedor que te lo dio).
  • De terceros, Depositado: Acreditado o Rechazar.
  • De terceros, Entregado: Rechazar y, si se lo diste a un proveedor, Devuelto por el proveedor.
  • Propio, Entregado: Débito del banco, Rechazar y, si se lo diste a un proveedor, Devuelto por el proveedor.

También podés tildar varios cheques y aplicarles una acción a todos (aparecen solo las que admiten todos).

Qué pasa después:

  • Depositar: el cheque queda Depositado hasta que el banco lo acredite.
  • Cobrar en efectivo: el efectivo entra en la caja que elijas y el cheque queda Cobrado.
  • Acreditado: la plata entra en la cuenta bancaria y el cheque queda Cobrado.
  • Débito del banco: la plata sale de la cuenta bancaria y el cheque propio queda Pagado.
  • Rechazar: se le vuelve a sumar la deuda a quien te lo dio (podés escribir un Motivo).
  • Devolver: el cheque vuelve al cliente o proveedor y se le suma el importe en su cuenta corriente.
  • Devuelto por el proveedor: sube tu deuda con el proveedor; un cheque propio queda anulado y uno de terceros vuelve a tus cheques a cobrar.

No se puede depositar ni cobrar un cheque con fecha de pago futura. Recibir o entregar un cheque no mueve la caja ni el banco: la plata se mueve recién con Cobrar en efectivo, Acreditado o Débito del banco.

¿Puedo hacer búsquedas de los cheques recibido? Podemos buscar con el buscador «Emisor, banco o número» y filtrar por Estado, Formato (Físico o E-cheq) y Origen (De terceros o Propios), y luego presionar «Filtrar». Con «Exportar» se descarga un Excel con los cheques filtrados. ¿Dónde se registran los cheques recibidos por los clientes? El cheque se carga como un medio de pago al facturar, en cobranzas, señas, notas de crédito, en el Turno empleado y en Mis cuentas. Tenés que elegir antes el cliente: si no, aparece “Para cobrar con cheque tenés que elegir un cliente.” Elegí «Cheque» y completá Importe, Número, Banco, Emisor, Fecha de emisión y Fecha de pago (no más de 360 días después de la emisión). En las opciones avanzadas: Formato, CUIT del emisor, Cláusula (A la orden / No a la orden), Observaciones e Imagen. Guardá el pago y el cheque aparece en la pantalla Cheque como A cobrar.

Cómo pagar con cheque

Cuando pagás a un proveedor, una compra o un gasto en Mis cuentas o Proveedores & compras, en el medio Cheque podés entregar un cheque de terceros de tu cartera o uno propio. Para el propio necesitás una cuenta bancaria cargada (“Para pagar con cheque propio primero cargá una cuenta bancaria.”).

Avisos de cheques por vencer

Todos los días a las 7, los usuarios con acceso total reciben avisos Cheques en la campana y el celular: los que hoy podés depositar, los de terceros que vencen en 3 días y los propios que se debitan en 3 días. Tocando el aviso se abre la pantalla con esos cheques.

Cómo corregir un cheque

Con «Editar cheque» cambiás fechas (mientras esté A cobrar, Vencido o, si es propio, Entregado), observaciones e imagen. El importe no se cambia: “El importe no se puede cambiar. Para corregirlo, anulá el movimiento que registró el cheque.” Para sacar un cheque cargado por error, anulá el comprobante o movimiento que lo registró (por ejemplo, la cobranza).