Controlar los vencimientos de un almacén o supermercado consiste en registrar qué productos tienen fecha de vencimiento, identificar cuáles vencen primero y establecer una rutina para revisarlos y actuar antes de que queden fuera de venta.
El problema no aparece solamente cuando se encuentra un producto vencido. Empieza antes: cuando el comercio no sabe qué mercadería está próxima a vencer, dónde se encuentra, cuánta cantidad queda o qué debería salir primero.
En almacenes, despensas, autoservicios y supermercados chicos puede haber cientos o miles de productos diferentes. Algunos tienen una vida útil extensa y otros necesitan una revisión mucho más frecuente.
Por eso conviene transformar el control de vencimientos en un proceso habitual, relacionado con el stock, la reposición y la rotación de mercadería.
Qué es el control de fechas de vencimiento
El control de fechas de vencimiento es el proceso de registrar, revisar y ordenar productos según el tiempo que queda hasta su vencimiento.
Su objetivo es detectar con anticipación:
- productos próximos a vencer;
- productos que deberían venderse antes que otros;
- mercadería que requiere una acción comercial;
- productos que ya no deberían permanecer disponibles para la venta;
- compras excesivas respecto de la velocidad de venta;
- problemas de rotación dentro de la góndola o el depósito.
En los alimentos envasados, la normativa argentina de rotulado contempla entre la información obligatoria la identificación del lote y la fecha de duración mínima.
El control interno del comercio utiliza esa información para tomar decisiones antes de llegar al vencimiento.
Cómo puedo controlar los productos por fecha de vencimiento
Una forma práctica de comenzar es dividir el trabajo en cinco pasos:
- Identificar qué productos necesitan control de vencimiento.
- Registrar la fecha correspondiente.
- Ordenar los productos según cuál vence primero.
- Revisar periódicamente los próximos vencimientos.
- Definir qué acción realizar en cada caso.
No todos los productos necesitan la misma frecuencia de revisión.
Un artículo con varios meses de vida útil puede controlarse de manera diferente a un lácteo, un fiambre, un producto refrigerado o cualquier mercadería de rotación rápida y vencimiento cercano.
Qué información conviene registrar
El registro tiene que ser suficientemente simple como para mantenerse actualizado.
Como mínimo conviene identificar:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Producto | Saber exactamente qué mercadería se está controlando. |
| Fecha de vencimiento | Ordenar los productos según el tiempo disponible. |
| Cantidad | Evaluar cuánto stock está comprometido. |
| Lote, cuando corresponda | Diferenciar ingresos del mismo producto con vencimientos distintos. |
| Ubicación | Encontrar rápidamente la mercadería en góndola, depósito o cámara. |
| Estado o acción | Registrar si debe rotarse, promocionarse, retirarse o revisarse. |
Cuando el mismo producto tiene varias partidas con fechas diferentes, registrar solamente una fecha general puede ocultar cuál es la mercadería que realmente vence primero.
Qué es FEFO y cómo ayuda a ordenar los vencimientos
FEFO significa First Expired, First Out: primero en vencer, primero en salir.
La lógica es sencilla: cuando existen unidades del mismo producto con fechas diferentes, conviene priorizar la salida de las que tienen el vencimiento más cercano.
Esto no es exactamente lo mismo que FIFO —primero en entrar, primero en salir— porque un producto recibido después podría tener una fecha de vencimiento anterior.
GS1 utiliza FEFO como metodología de gestión basada en la fecha de vencimiento y contempla que los sistemas de inventario puedan diferenciar stock por lote o fecha cuando corresponde.
En un comercio chico no hace falta transformar esto en un proceso logístico complejo. La idea práctica es:
- revisar las fechas al recibir mercadería;
- evitar colocar adelante productos que vencen después;
- llevar hacia adelante los productos que vencen primero;
- controlar periódicamente que el orden se mantenga.
Cómo organizar los productos en la góndola
Registrar fechas sirve de poco si después la mercadería queda ordenada al revés.
Cuando se repone una góndola conviene revisar qué unidades ya estaban disponibles antes de colocar las nuevas.
Si las fechas son diferentes:
- Identificá las unidades con vencimiento más próximo.
- Ubicalas en una posición de salida prioritaria.
- Colocá detrás las unidades con mayor vida útil.
- Comprobá periódicamente que clientes y reposiciones no hayan alterado el orden.
La misma lógica puede utilizarse en depósito, heladeras y cámaras.
Cada cuánto conviene revisar los vencimientos
No existe una frecuencia única para todos los comercios ni para todos los productos.
La frecuencia debería aumentar cuando:
- el producto tiene una vida útil corta;
- hay mucha cantidad disponible;
- la venta es lenta;
- se reciben partidas con fechas diferentes;
- el costo de perder el producto es importante;
- el comercio ya tuvo problemas de vencimientos en esa categoría.
Una práctica sencilla es establecer revisiones por horizonte.
Por ejemplo:
- Control frecuente: productos de vencimiento corto o categorías críticas.
- Control semanal: mercadería que puede entrar en una ventana próxima de vencimiento.
- Control mensual: productos de vida útil extensa y rotación estable.
Estos períodos son una forma de organizar el trabajo, no plazos universales. Cada comercio debe adaptarlos al tipo de producto y a su velocidad de venta.
Cómo controlar vencimientos en Excel
Para un comercio con pocos productos sensibles puede utilizarse inicialmente una planilla.
Una estructura sencilla puede incluir estas columnas:
| Producto | Lote | Cantidad | Fecha de vencimiento | Días restantes | Ubicación | Acción |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Yogur natural 190 g | Lote A25 | 12 | 20/08/2026 | 12 | Heladera 1 | Priorizar salida |
| Galletitas 300 g | Lote B14 | 24 | 15/11/2026 | 99 | Góndola 3 | Sin acción |
También pueden utilizarse colores o fórmulas para destacar automáticamente productos según los días restantes.
El problema aparece cuando aumenta el catálogo, existen varias fechas para el mismo producto o distintas personas deben mantener la planilla actualizada.
En ese punto se vuelve fácil que el stock y el control de vencimientos queden separados en registros distintos.
Si hoy manejás el inventario con una planilla, también podés consultar la guía sobre cómo controlar el stock en Excel y cuándo conviene pasar a un sistema.
Qué hacer con productos próximos a vencer
Detectar un producto próximo a vencer sirve solamente si existe una acción posterior.
Según el producto, el proveedor, las condiciones comerciales y las normas aplicables, el comercio puede evaluar alternativas como:
- darle prioridad dentro de la rotación;
- mejorar su ubicación o visibilidad;
- evitar nuevas compras hasta reducir el stock;
- aplicar una promoción o reducción de precio cuando corresponda;
- consultar si existe posibilidad de devolución o cambio con el proveedor;
- separarlo para una revisión específica.
La decisión debería tomarse con suficiente anticipación. Encontrar el producto cuando ya venció elimina muchas de las alternativas disponibles.
Qué hacer cuando un producto ya venció
La mercadería vencida debe separarse del stock disponible y dejar de estar expuesta como producto vendible.
Conviene registrar:
- qué producto fue retirado;
- qué cantidad;
- qué fecha tenía;
- por qué no se vendió a tiempo;
- qué tratamiento se le dio posteriormente.
Ese registro permite que el vencimiento no quede simplemente como una pérdida invisible.
En abril de 2025, Defensa al Consumidor de la Ciudad de Buenos Aires informó que durante inspecciones en autoservicios se retiraron de circulación 231 productos alimenticios vencidos, además de otros productos con problemas de rotulado.
Más allá de las obligaciones que correspondan según cada jurisdicción y tipo de producto, para la gestión del comercio la conclusión es simple: encontrar vencidos en la góndola significa que el control llegó tarde.
Los productos que se pierden por vencimiento forman parte de las pérdidas que conviene registrar y analizar por causa. En nuestra guía sobre cómo controlar y reducir las mermas en un supermercado o almacén explicamos cómo medir esas pérdidas, valorizarlas y detectar dónde se repiten.
Cómo reducir la cantidad de productos que vencen
El control de fechas debería relacionarse con las decisiones de compra y reposición.
Si un producto vence repetidamente, conviene revisar:
- cuánto se compra;
- con qué frecuencia se repone;
- cuánto se vende realmente;
- qué vida útil tiene al momento de recibirlo;
- si se están rotando correctamente las partidas;
- si existe demasiado stock de seguridad;
- si las promociones modificaron temporalmente la demanda;
- si el proveedor entrega mercadería con suficiente vida útil.
Comprar más unidades porque tienen mejor precio no siempre representa un ahorro si parte de esa mercadería termina venciendo.
La guía sobre cómo calcular stock mínimo, stock de seguridad y punto de reposición explica cómo relacionar ventas, reposición y cantidad disponible sin acumular stock innecesario.
Vencimientos, rotación y stock inmovilizado
Un producto que permanece demasiado tiempo sin venderse merece atención incluso antes de entrar en una ventana crítica de vencimiento.
Por eso conviene cruzar tres datos:
- cantidad disponible;
- velocidad de venta;
- tiempo restante hasta el vencimiento.
Un producto puede tener todavía varios meses de vida útil pero convertirse en un problema si hay stock para un año de ventas.
En cambio, una fecha relativamente cercana puede no ser crítica si la mercadería rota rápidamente.
Para profundizar este punto podés consultar cómo detectar y reducir stock inmovilizado.
Errores frecuentes al controlar vencimientos
- Revisar únicamente cuando aparece un producto vencido.
- No registrar partidas con fechas diferentes.
- Cargar productos nuevos delante de los que vencen primero.
- Controlar el depósito pero no la góndola.
- Mantener una planilla que nadie actualiza.
- No relacionar vencimientos con las compras.
- Comprar cantidades excesivas por aprovechar una oferta.
- No registrar los productos retirados.
- Corregir el stock sin identificar que la causa fue un vencimiento.
- No analizar categorías donde el problema se repite.
Ejemplo práctico
Supongamos que un almacén tiene 30 unidades del mismo producto:
- 10 unidades vencen en 15 días.
- 20 unidades vencen en 90 días.
Si el comercio vende normalmente cinco unidades por semana, las primeras diez deberían recibir prioridad inmediata.
El procedimiento podría ser:
- Separar ambas partidas en el registro.
- Colocar adelante las diez unidades de vencimiento más próximo.
- Evitar reponer desde la partida de 90 días mientras queden unidades de la primera.
- Revisar nuevamente la cantidad después de una semana.
- Si la velocidad de venta no alcanza, definir una acción comercial antes de que sea tarde.
El objetivo no es simplemente “saber la fecha”. Es utilizarla para decidir qué mercadería debería salir primero.
¿Los supermercados controlan las fechas de vencimiento?
Sí. En comercios que trabajan con productos perecederos, el control de fechas forma parte de la rotación y del control del inventario.
A mayor cantidad de productos, partidas, depósitos o sucursales, más difícil resulta depender solamente de una revisión visual o de la memoria de las personas.
Por eso los procesos más estructurados diferencian productos por lote o fecha y utilizan criterios como FEFO para priorizar la mercadería que vence primero.
Preguntas frecuentes sobre control de vencimientos
¿Cómo puedo controlar los productos por fecha de vencimiento?
Registrá producto, cantidad, fecha de vencimiento y, cuando sea necesario, lote y ubicación. Ordená el listado por la fecha más próxima, revisalo periódicamente y definí una acción para los productos que entren en una ventana crítica.
¿Cómo controlar fechas de vencimiento en Excel?
Podés utilizar una tabla con producto, lote, cantidad, fecha, días restantes, ubicación y acción. Las fórmulas y el formato condicional permiten resaltar automáticamente los productos próximos a vencer. Cuando aumenta el volumen o existen varias partidas del mismo producto, mantener la planilla puede volverse más difícil.
¿Qué es el control de fechas de vencimiento?
Es el proceso de registrar, ordenar y revisar productos según su fecha para detectar con anticipación cuáles deberían venderse, rotarse, promocionarse o retirarse.
¿Cómo saber cuándo vencen los productos?
La fecha debe revisarse en el rótulo del producto y trasladarse al registro de control cuando el comercio necesite hacer seguimiento. En alimentos envasados, la normativa argentina contempla la fecha de duración mínima entre los datos obligatorios del rotulado.
¿FIFO y FEFO son lo mismo?
No. FIFO prioriza lo que ingresó primero. FEFO prioriza lo que vence primero. Cuando dos partidas tienen fechas distintas, FEFO puede alterar el orden aunque una haya ingresado después.
Cómo se relaciona con el control general del comercio
Los vencimientos son una parte del manejo del stock, pero no reemplazan el control general del inventario.
Para que la información sea útil también conviene mantener correctamente registradas las ventas, los ingresos de mercadería, las cantidades disponibles y las reposiciones.
Control Comercio permite organizar ventas, facturación electrónica, caja y stock desde un mismo sistema para almacenes, despensas y supermercados chicos.
Podés conocer las funciones actualmente disponibles en software para almacenes, despensas y supermercados chicos.
Fuentes y referencias
-
SENASA. Rotulado de alimentos. Información obligatoria de los alimentos envasados, incluyendo identificación del lote y fecha de duración mínima.
Consultar fuente oficial. -
Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica (ANMAT). Material educativo sobre trazabilidad y rotulado de alimentos.
Consultar fuente oficial. -
GS1 Argentina. Estándar Global de Trazabilidad. Define FEFO como “primero en caducar, primero en salir” y lo incluye como práctica de gestión de materiales.
Consultar documento. -
Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Defensa al Consumidor retiró de circulación productos vencidos y con problemas de rotulado durante inspecciones a autoservicios, 30 de abril de 2025.
Consultar fuente oficial.