Características de la facturación electrónica, lo nuevo en optimización de puntos de venta

La facturación electrónica es un nuevo método de facturación utilizado comunmente en un sistema de facturación, que consiste de una factura que se le envia al cliente, por parte del vendedor, a través de un medio de comunicación a distancia. Tiene como función, documentar la transacción ya sea, sea la venta de un producto o servicio

Este programa de facturación que utiliza el sistema de facturacion electronica debe adaptarse a determinados requisitos legales, dictaminados por las autoridades tributarias del país al que corresponda, con lo cual no siempre resulta posible facturar electrónicamente. En esos casos, la factura se envía impresa en un papel por correo certificado. Respecto al contenido, debemos decir que los requisitos legales que afectan a la facturación electrónica son iguales que los que afectan a la facturación impresa, por lo que la facturación electrónica garantiza exactamente la misma integridad y autenticidad que una factura de papel.

Es importante tener en cuenta que aun no existe una normativa internacional que resulte aplicable a la facturación electrónica y que funcione para los programas de gestión comercial. Aunque debemos admitir que son muchas las organizaciones internacionales y las empresas multinacionales que presionan a los gobiernos para que la facturación electrónica sea un método intuitivo para todos y se pueda utilizar fácilmente en programas para negocios. Como bien sabemos, una factura es el justificante fiscal que acredita la entrega de un producto o un servicio pago, que afecta tanto al comprador como al vendedor y como lo comunmente, la factura suele estar impresa en papel cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura.

Por lo general, quien emite esta factura suele conservar una copia para poder registrar la emisión. Es importante saber que la facturación electrónica alienta a los organismos a hacer a un lado la facturación mediante los documentos impresos en papel ya que la facturación electrónica a través de un programa para facturación tiene la misma validez que la convencional, y además lleva un registro de todas las facturas que se emiten, guardando una copia digital de cada una de ellas dentro del software para control de stock que se este utilizando. Además, todo el ciclo que refiere a la facturación de una organización puede ser llevado a cabo electrónicamente permitiéndonos llevar un mayor control sobre todos los movimientos de inventarios que se hacen en los puntos de venta

es importante que el documento cuente con una firma electrónica reconocida con su aclaración; la remisión telemática de la factura; y la conservación de una copia de la factura o bien la matriz de la misma. Además de esto, Los sistemas para control de stock y ventas donde se ejecuta la facturación electrónica deben estar configurados para que realicen la anotación y contabilización en registros de IVA, la conservación mientras dura el período de prescripción y deben garantizar una accesibilidad plena y completa. El programa de stock de mercaderia debe gestionar a las facturas de tal manera que se garantize la total accesibilidad.Lo que quiere decir que los programas de control de stock deben contar con la visualización, la búsqueda selectiva de facturas, el archivo de copias y la descarga online e impresión. El fin de que tales programas para control de stock tengan esta modalidad es mantener una correcta conservación de la facturación.

En el caso de aquellos que reciben la facturación electrónica de tales programas de stock , deben cumplir con la verificación de los contenidos de la factura recibida como así también la verificación de la firma electrónica ya que es importante que el mismo se asegure la legibilidad del formato en el cual se haya recibido la facturación como también, los datos asociados al mecanismo de la firma. Es importante que el destinatario conserve toda la facturación electrónica original almacenada en su software para stock de mercaderia y, para poder tener un respaldo de todo aquello que esta dentro del software stock, lo mejor es grabarlas en algún disco externo de la misma.